Por que fazer um workshop online? Os motivos são vários: para sobrevivência do seu negócio, para trazer pessoas para o seu negócio, engajar sua equipe ou equipe de terceiros, porque isso pode ser necessário para tomar decisões difíceis, porque isso estimula o pensamento criativo e a cultura de inovação, dá senso de pertencimento aos participantes, etc.
Esse é o segundo post da minha série sobre Workshop Online!
Se você perdeu a primeira parte, clique aqui para conferir, pois esse post é uma continuação, explicando pra você passo por passo como fazer um workshop online de sucesso.
Para ajudar com essa tarefa, convoquei a expert em Storytelling Martha Terenzzo, e tivemos um bate papo no meu canal, que você pode conferir logo acima.
A Martha é autora do livro “O Guia Completo do Storytelling” – livro referência, número 1 no Brasil sobre o tema – e tem muita experiência quando o assunto é workshop online e engajar as pessoas nessa missão!
Vamos conferir então como fazer um workshop online de sucesso?
Continue lendo!
Passo a passo para um workshop online de sucesso
1 ao 4 – confira no post anterior clicando aqui
5. Defina o tempo e as pausas
É necessário definir o tempo de duração do Workshop online, quando e como serão as pausas A regra de ouro aqui é: se é online mais de 3 horas na mesma sessão é muito arriscado.
Mas por quê? Confira o que Martha Terenzzo fala sobre o assunto:
“Estamos muito dispersos.
Existe um estudo chamado Economia da atenção, que é: quanto tempo eu consigo ficar com a minha audiência, seja ela física ou virtual? Quanto tempo consigo estar atento, presente?
Hoje temos trabalhado 30 minutos – pausa – 30 minutos – pausa.
Um workshop de 3 horas é o suficiente e é o limite. Por que?
Depois de 3 horas você já ficou:
- Muito tempo falando
- Muito tempo exposto à luz da tela
- Muito tempo falando com muitas telinhas
Nós não estamos acostumados a ter tanta luz, ainda mais com tela, ring light, iluminação normal. Então nos cansamos mentalmente e também a vista.
E essa dispersão de atenção faz com que você LITERALMENTE, na parte cognitiva, desligue um pouco a sua mente. Portanto, o que indico é:
- Workshop: 3 horas no máximo
- Aulas, treinamento dentro das empresas: no máximo 4 horas. Mas se você precisa mais do que isso, utilize pausas e recursos de pausa.
Pausas
Pausas de 15 minutos, Martha Terenzzo fala que na sua prática ela recorre a ginástica, música, etc. Esse ajuste do tempo de pausa tem a ver também com o seu público alvo – você deve ajustar.
Dicas:
- Fique atento também no que está vendo e sentido, movimentos da tela, comportamento das pessoas, diminuição das interações – se notar que estão cansados, antecipe uma pausa!
- O Design Sprint, metodologia que a Google Ventures criou, que é um trabalho de 6 horas por dia, um trabalho muito pesado, 3 horas de manhã e 3 horas na tarde, para você ter tempo de resolver imprevistos, ter espaços livres, etc
6. Defina a plataforma
Com o conteúdo do seu Workshop Online planejado, é hora de escolher onde ele vai ocorrer.
Existem várias plataformas para hospedar o seu workshop online. Zoom, Teams, Meet, Whereby, etc.
No entanto, você deve escolher a plataforma mais compatível com o tipo de conteúdo que você quer passar e as dinâmicas que o seu workshop envolve, pois algumas plataformas têm melhores recursos em determinadas áreas do que outras.
Portanto, tome seu tempo para ver os recursos das principais plataformas e conferir se elas atendem a sua proposta.
7. Roteiro
O melhor amigo do sucesso é o preparo. E no contexto de Workshop Online, ter um roteiro é esse preparo.
Processos ajudam a pensar melhor e reagir melhor a imprevistos. Defina os próximos passos com cuidado, e crie um checklist para garantir que nada foi deixado de lado.
Para falar sobre o assunto, ninguém melhor do que a Martha Terenzzo. Confira as dicas da expert sobre o tema:
- Ter um roteiro é pragmático e te ajuda a atingir os resultados desejados.
- São partes da dinâmica que você vai fragmentando nesse roteiro, que vai dar na realidade algum tipo de engajamento lá no final. Roteiro é fundamental.
- Um roteiro deve ser dinâmico e interativo, para que as pessoas possam dar sua melhor contribuição – você tem que colher das pessoas o melhor que elas têm.
- Roteiro ajuda muito para momentos de improviso também.
O que é importante na hora montar um roteiro para um Workshop online?
Roteiro tem que ter começo, meio e fim, e deve ser linear.
– Começo: esquenta, alinhamentos, momento que você está conhecendo as pessoas – que aliás, é muito importante deixar um espaço para conhecer as pessoas presentes.
Então coloque lá no seu roteiro, por exemplo: uma curiosidade sobre cada uma das pessoas.
– Meio: é o momento em que todo mundo vai trabalhar, às vezes em grupo, às vezes individual, ou ambos.
Exemplo de como fazer o roteiro do meio do workshop:
“Eu vou querer 5, 6, 7 grupos. Cada grupo vai trabalhar desse jeito.
Esses grupos devem apresentar isso ou aquilo em x minutos.”
- Estabeleça momentos de conversa: “Gente, qual é o conflito de comunicação que você está tendo na sua empresa? Você pode compartilhar com a gente, ou falar de outro caso?” – as pessoas estão precisando ouvir e serem ouvidas também!
– Final: é quando você alinha e conecta o final, meio e começo.
Dicas:
- Amarre o final com o desafio proposto no início. Se você começar com um gancho ou curiosidade, por exemplo, tente amarrar isso no final.
- “Olha, lembra daquela curiosidade? Vamos fazer uma dinâmica final do aprendizado do dia de hoje.”
- “Olha, estamos terminando, lembre-se que estamos aqui por conta disso, que é o nosso desafio”
- Disponibilize formas de contato
Roteiro tem que ter tempo a tempo
Divida bem os tempos na hora de fazer o roteiro. Tempo de cada apresentação, isso tudo tem que ser previsto, senão não dá tempo depois de você apresentar ou de todo mundo participar.
Em um roteiro, essa inclusão das pessoas tem que ser muito bem colocada bem como a dinâmica: tem gente que às vezes fala de menos e gente que fala demais, então deixa um gap, uma folga no tempo – e o roteiro te auxilia com isso.
8- Durante o Workshop, esteja 100% presente
Martha Terenzzo fala da importância de estar 100% presente durante o evento: “Workshop é um “encontro presencial”, não é gravado.“
E para o formato online, a câmera aberta é um norteador da comunicação não verbal, e isso ajuda muito a dinâmica geral do workshop online. Mas nem todo mundo que está ali tem essa compreensão. Então como lidar com essa questão?
Martha fala sobre como lidar com quem não quer abrir a câmera: “No entanto, nem todo mundo quer abrir a câmera, por diversos motivos. Uma forma que faço é explicar o roteiro, e então dizer: se não estamos fisicamente, vamos tentar estar presentes o máximo possível com a câmera aberta. Para quem não pode, vou pedir para interagir o máximo que puder pelo chat, para que a gente possa ter essa dinâmica.
Tudo isso tem que ser pedido de um jeito educado, a gente tem que respeitar.”
9 – Combine os próximos passos
Martha Terenzzo explica que gosta de finalizar seus workshops online retomando aquilo que foi colocado no início, o objetivo, o desafio.
“Resgatar o objetivo, trazer a sensibilização das pessoas acerca do problema, e ao finalizar, o que recomendo é esse combinado: dentro dos insights e dentro daquilo que saiu das reuniões, dos resultados do workshop, de acordo com o objetivo, eu coloco quais são as principais decisões, quais foram os principais momentos.“
E aí para cada momento, para cada ação, coloco o que temos que fazer, qual é o próximo passo.
Exemplo:
O próximo passo é, Martha vai trazer um exemplo de case e compartilhar com o grupo para que gere uma solução melhor para aquela área, de comunicação.
Definimos quem, quando, o que irá trazer.
Saio com esse plano de ação, amarramos isso no final, sensibilizando o compromisso de todo mundo.”
É preciso retomar esse grupo em breve reunião para ver e acompanhar os resultados deste workshop, ver se as decisões estão sendo de fato tomadas, ou implementadas, executadas.
O facilitador ajuda nesse processo.
10 – Execute, monitore e aprenda
Tudo pronto? Então a hora é de executar o show.
Monitore como tudo foi (o assistente e o redator que falamos sobre no post anterior são de grande ajuda nessa hora), quais os problemas, onde pode melhorar.
A vida é um constante aprendizado, e isso vale para workshop online também, então veja o que pode ser aprimorado e aprenda com sua experiência!
Considere um facilitador / consultor
Se você se sente inseguro de realizar um workshop online, mesmo lendo esse guia, considere ter um facilitador ou consultor ao seu lado.
Enquanto é certo que é preciso começar de algum lugar, tirar as ideias do papel e colocá-las em prática, você não quer correr o risco de criar uma experiência ruim para os participantes do seu workshop online e depois ter que investir muito mais tempo e dinheiro para recobrar a confiança das pessoas no seu workshop.
Portanto, melhor consultar com um especialista. E eu posso te ajudar! Clique aqui para entrar em contato!
Publicado por Marcelo Pimenta
